O czym należy pamiętać, aby legalnie zatrudnić cudzoziemca? - Obowiązki pracodawcy cz. 2

W pierwszej części poradnika skupiliśmy się na obowiązkach pracodawcy związanych z różnymi formami zatrudnienia cudzoziemców. Przedstawiliśmy najważniejsze kwestie dotyczące umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych. Teraz podpowiemy, o czym trzeba jeszcze pamiętać przy delegacji obcokrajowca do Polski oraz wskażemy, w jaki sposób informować urząd o zmianach. Wyjaśnimy też zagadnienia związane z rezydencją podatkową.

Obowiązki pracodawcy – delegowanie cudzoziemców do Polski

Niezależnie od tego, z jakiego kraju delegowany jest obcokrajowiec, pracodawca jest zobowiązany do:

• wyznaczenia osoby, która będzie reprezentować firmę przed wojewodą, Państwową Inspekcją Pracy oraz innymi organami,
• złożenia oświadczenia o delegowaniu pracownika do Państwowej Inspekcji Pracy najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.

O zmianie warunków zawartych w oświadczeniu należy poinformować pisemnie PIP w ciągu 7 dni roboczych.

Ponadto prawo zobowiązuje do przechowywania w Polsce następujących dokumentów:

• kopii umowy o pracę bądź dokumentu potwierdzającego warunki zatrudnienia,
• dokumenty poświadczające wysokość wynagrodzenia oraz wysokość odliczeń zgodnie z ustawodawstwem państwa członkowskiego,
• dowody wypłaty wynagrodzenia bądź ich kopię,
• dokumentację dotyczącą czasu pracy delegowanego obcokrajowca do Polski, która prezentuje rozpoczęcie i zakończenie pracy, a także liczbę przepracowanych godzin w konkretnych dniach.

Dokumenty mogą być formie elektronicznej bądź papierowej. Istnieje tutaj dowolność.

Pamiętajmy, że w każdej chwili PIP ma prawo zażądać dokumentów do kontroli. Należy je dostarczyć razem z polskim tłumaczeniem w ciągu 5 dni roboczych od momentu otrzymania wniosku o udostępnienie dokumentacji, jeśli pracownik przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli organ kontrolny zwróci się po dokumenty w ciągu 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez delegowanego cudzoziemca, wtedy pracodawca ma 15 dni roboczych na dopełnienie wszystkich formalności.

Obowiązki pracodawcy – informowanie organów o zmianach

W przypadku obcokrajowców, którym wydano zezwolenie na pracę, przedsiębiorca powinien w ciągu 7 dni poinformować pisemnie wojewodę o:

• rozpoczęciu pracy na innym stanowisku lub o innym charakterze niż określone w dokumencie,
• zmianie miejsca zamieszkania, siedziby, nazwy bądź formy podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi,
• przejściu zakładu pracy albo jego części do rąk innego pracodawcy,
• zmianie osoby reprezentującej przedsiębiorstwo,
• przerwaniu przez obcokrajowca pracy na okres dłuższy niż 3 miesiące lub braku podjęcia pracy w ciągu 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę,
• zakończeniu pracy wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności.

Z kolei pracodawca, który zatrudnia cudzoziemców na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, jest zobowiązany do poinformowania urzędu o rozpoczęciu zatrudnienia najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika. Jeśli obywatel innego kraju nie podejmie pracy w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy wskazanego w ewidencji oświadczeń, należy o tym powiadomić organ.

Agencja pracy tymczasowej ma 7 dni, aby powiadomić pisemnie starostę, który wydał zezwolenie na pracę sezonową o kwestiach związanych z:

• zawarciu umowy o pracę, umowy o pomocy przy zbiorach lub umowy cywilnoprawnej,
• przejęciu zakładu pracy albo jego części przez innego pracodawcę,
• zmianie miejsca zamieszkania, siedziby, formy prawnej bądź nazwy.

Obowiązki pracodawcy – składki ZUS

Przedsiębiorca, który pragnie zatrudnić obcokrajowców spoza EOG, Unii Europejskiej oraz Szwajcarii, powinien sprawdzić, czy Polska zawarła z konkretnym państwem umowę o zabezpieczeniu społecznym. Jeżeli brakuje stosownej umowy międzynarodowej, wtedy obowiązują polskie przepisy związane z obowiązkiem podlegania składek na ubezpieczenie społeczne.

Cudzoziemiec zatrudniony w polskim przedsiębiorstwie, który wykonuje pracę w naszym kraju na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, powinien zostać zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego oraz społecznego w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy. Składki odprowadza się do ZUS-u zgodnie z obowiązującymi przepisami, uwzględniając podstawę zatrudnienia. Zasada ta dotyczy pracowników pochodzących z krajów, z którymi Polska nie podpisała odpowiedniej umowy o zabezpieczeniu społecznym. Jeśli umowa została podpisana, trzeba sprawdzić, jakie reguły obowiązują cudzoziemca.

Zatrudnianie cudzoziemców a rezydencja podatkowa

Obcokrajowcy zatrudnieni na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej są zobowiązani do płacenia podatków od wszystkich przychodów w naszym kraju. Rezydencja podatkowa jest ustalana na podstawie następujących kryteriów:

• posiadanie interesów gospodarczych bądź osobistych w Polsce,
• przebywanie na terenie Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Przez interesy społeczne rozumie się związki partnerskie, towarzyskie bądź rodzinne. Z kolei centrum interesów gospodarczych oznacza miejsce osiągania głównych korzyści majątkowych, np. miejsce wykonywania pracy, posiadania konta bankowego, zobowiązań finansowych czy majątku.

Aby ustalić rezydencję podatkową, wystarczy spełnić jeden z wymienionych warunków. W praktyce jednak problematyczne okazuje się liczenie tzw. dni przejazdowych. Orzecznictwo sądowe nie jest w tej kwestii zgodne. Jedni uważają, że dni przyjazdu i wyjazdu nie wliczają się do 183 dni, a drudzy sądzą, że należy te dni brać pod uwagę. Warto mieć to na uwadze.

Jeśli cudzoziemiec jest polskim rezydentem podatkowym, pracodawca jest zobowiązany do tego, by potrącić i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy do urzędu skarbowego. Jeżeli obcokrajowiec nie ma miejsca zamieszkania w Polsce, wysokość zaliczki oblicza się na podstawie dochodów uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Może się też okazać, że kryteria pobytowe oraz zamieszkania będą się pokrywać. W takiej sytuacji należy zastosować przepisy konwencji bądź umów międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a innym krajem. Szczegółowa analiza pozwoli rozstrzygnąć, w którym państwie należy opodatkować wynagrodzenie.